Para que un Repositorio Institucional?

Si bien para una universidad u organizacion el Website es un lugar de consulta importante de ciertos documentos básicos, hay herramientas especificas que facilitan enormemente la localizacion y recuperacion de información a partir de criterios de busqueda (autor, fecha de creación, tema, palabras clave, idioma, …). En otras palabras un repositorio digital.

Digamos que una cosa puede ser para alguien que conoce, saber que cierta información se encuentra en determinado documento y otra que una persona que no tenga idea pueda utilizar ciertos criterios de búsqueda en la herramienta y se recuperen automáticamente todos los documentos que estén relacionados con ese termino o términos utilizados... algo asi como un Google avanzado exclusivo para los documentos y material propio de la universidad o la institución. DSpace es una herramienta para repositorios institucionales que fue presentada en una entrada previa.

Un repositorio digital encaja muy bien con necesidades de digitalización de las organizaciones. El siguiente esquema puede ser de utilidad para el proceso de digitalización que alguna institucion pueda estar llevando a cabo.

1. Identificar que contenidos que ya se encuentren en medio digital, seria importante poder compartir e irlos moviendo a una carpeta o DVD para ir agrupando y teniendo listos contenidos a montar (Por ejemplo los índices de los contenidos de las revistas). Esto eventualmente podría incluir solicitudes a otros entes sobre documentos de interés que ellas hayan producido.

2. Plantear directrices para que los nuevos contenidos que se generen de ahora en adelante necesariamente tengan una copia digital, que simplifique (en caso de ser requerido) su incorporación al archivo/repositorio digital en un futuro.

3. Seguir un buen procedimiento de digitalizar documentos que asegure que los documentos escaneados optimicen su tamaño. Este documento debe contemplar recomendaciones de resolución en la cual se debe hacer el escaneado de los documentos entre otras.

4. En relacion con procesos de digitalización se debe tratar de priorizar por lineas o tipos de contenido. Es decir definir criterios sobre que se va a digitalizar primero. Por ejemplo:

Se digitalizaran ciertos tipos de documentos porque es de interés para la institucion que estos documentos tengan un respaldo digital y se tenga una copia de ellos en caso que se presente una destrucción del archivo físico.

Se digitalizaran ciertos tipos de contenidos que es de importancia que puedan ser distribuidos, conocidos y consultados por otros entes. (Ej. Proyectos, Iniciativas, material de formación, videos…)

5. Hacer una especificación de los campos con los cuales se clasificaran los distintos tipos de contenidos. En el caso de una Biblioteca Digital de una Universidad, por ejemplo, un tipo de contenido puede ser las Tesis de Pregrado, y un campo importante a incluir para este tipo de contenido puede ser, por ejemplo, el Director de la Tesis.

6. Con el fin de aumentar la visibilidad de un repositorio institucional tipo Biblioteca Digital, es muy importante ser incluido por otros buscadores especializados. En el caso de Colombia existe la iniciativa de la Biblioteca Digital Colombiana BDCOL. En este caso es importante conocer los campos estandares con los cuales se catalogan los diferentes tipos de contenidos, con el fin de simplificar una futura integración.


Bueno espero que este pequeno post haya ayudado a aclarar dudas sobre temas de repositorios digitales. Saludos